O setor Administrativo, da Secretaria Municipal de Defesa Civil de Niterói é responsável pelo atendimento e orientação à população, órgãos e instituições públicas ou privadas. As demandas são captadas através de atendimento presencial ou telefônico, e-mails, petições e documentos (ofícios, processos, comunicações internas), mídias sociais, e respondidas ou direcionadas aos setores responsáveis.

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     É através do setor que tocamos projetos de leis, processos licitatórios de concorrência ou pregões presenciais ou eletrônicos, acordos de cooperação técnica, convênios, fiscalizamos contratos, gerenciamos adiantamentos de verbas.

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     Responsável também pela manutenção geral da sede, como realização de limpeza e organização, controle e pagamento de faturas básicas de telefone, água, pedidos de material, controle de bens patrimoniais, organização e controle do almoxarifado, arquivo de documentos, controle de viaturas e combustível, contratação, substituição, exoneração, controle de frequência, férias, auxílios doença de funcionários, suporte a eventos externos e organizações de coffee-breaks.

 

RECEPÇÃO

 

     A recepção é a porta de entrada da Defesa Civil. Através do primeiro atendimento, captamos as demandas e direcionamos à resposta necessária. O atendimento presencial ao público se dá em horário comercial e atendimento emergencial via telefone ininterrupto, 24h por dia. As principais atividades da recepção são:

 

• Atendimento ao público;

• Abertura de solicitação de vistoria;

• Agendamento de auditório;

• Recebimento e protocolo de documentos;

• Plantão à noite e em finais de semana.

 

 

GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS

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     Uma das funções do setor é gerenciar a documentação recebida, desde a entrada, tramitação interna, até a sua resposta. Esse gerenciamento é feito desde 2015, através do sistema CECAD (Central de Cadastro e Distribuição). As principais atividades de Gerenciamento de Documentos são:

 

• Cadastro e digitalização;

• Encaminhamento aos setores responsáveis;

• Controle de prazo;

• Resposta aos documentos;

• Emissão de documentos;

• Encaminhamento de comunicados;

• Revisão e assinatura;

• Acompanhamento da entrega de dos documentos e arquivamento de guias de remessa.

 

 

GERENCIAMENTO DE RECURSOS HUMANOS

 

     O setor administrativo é responsável pelo gerenciamento do RH de todos os funcionários da Defesa Civil. As principais atividades de Gerenciamento de Recursos Humanos são:

 

• Contratação e exoneração de funcionários;

• Cadastro dos funcionários;

• Controle de frequência;

• Programação de férias;

• Escalas de serviço;

• Acompanhamento de diário oficial.

 

 

GERENCIAMENTO DE RECURSOS MATERIAL

 

   O setor administrativo é responsável pelo gerenciamento do Recursos Materiais da secretaria. As principais atividades de Gerenciamento de Recursos Materiais são:

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• Limpeza;

• Solicitação de serviços e reparos;

• Pedido de material mensal;

• Solicitação de pagamento de faturas básicas;

• Controle de bens patrimoniais;

• Controle de almoxarifado;

• Arquivamento;

• Gerenciamento de viaturas (manutenção, combustível e deslocamento);

• T.I.;

• Participação de eventos externos.

 

FINANCEIRO

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     Responsável pela captação de recursos e gerenciamento financeiro da verba destinada à Secretaria. As principais atividades do Financeiro são:

 

• laboração da Proposta Orçamentária;

• Gerenciamento e prestação de contas de adiantamento de verbas;

• Processos licitatórios;

• Convênios;

• Processos de pagamentos aos contratos da Secretaria;

• Acordos de cooperação técnica;

• Fiscalização de contratos.